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PMP项目管理——项目经理该如何应对项目风险

2020-7-14 15:10:10 来源:本站原创 阅读数: 项目管理 项目经理
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  每个项目经理对风险一定都不陌生。任何活动中都少不了风险,它们像病毒一样神出鬼没,让人防不胜防,稍不留神就可能给正常的工作造成或大或小的负面影响,甚至导致项目的失败。
 
  按照项目管理知识体系的定义,那些发生在未来的不确定的事件或条件就是风险。这些不确定的事件或条件一旦发生,会对项目一到多个方面造成消极或积极的影响,如范围、进度、成本、质量和资源等。这指的是广义上的风险,其中也包括了我们习惯上所说的“机遇”。结合上面的具体情境,我们接下来只分析那些“坏”的风险。
 
  有经验的项目经理都知道,风险管理的核心思想是事前管理,做到防患于未然。对那些经常发生的风险,或者能够被我们的经验、认知识别出的风险,都可以通过全面的评估,提前给出相应合理的应对办法,包括事前的预防措施及必要的应急手段。对那些预期发生概率高、影响大的关键风险,还可以给出多套应对方案,多管齐下。总之,在很大程度上可以做到让风险受控。
 
  对于可提前识别的风险(也称为“已知的未知风险”),我们能做到尽可能充分的事前管理。但是越来越多的项目实践显示,那种超出常态的,特别是超出了项目经理和团队的经验、认知范围的极端风险(也称为“未知的未知风险”)在项目中发生,也并不是罕见的情况。怎么让这些只有在发生后才能被发现的风险也能得到有效管理呢?要靠增强项目的韧性。
 
  所谓韧性,换个更通俗的说法,就是抗打击能力。一个项目要想最终实现目标,也需要足够的韧性来应对风险,特别是那种无法被提前识别的、突发的、极端意外的风险。《PMBOK指南》(第6版)提出了有效增强项目韧性的5种方法。
 
  1、留出必要的资源
 
  无法预知的风险发生了,不论影响了什么,事前规划好的工作安排肯定被改变了。要应对计划外的活动,就必须要有计划外的资源。最常见也是最有效的资源就是时间和钱。
 
  在工期以外预留的时间内,使用项目预算以外预留的费用,来为突发的风险做好善后处理工作。虽然亡羊在先,但能迅速补牢,也可以让偏移正轨的项目工作得到最高效的修正,这无疑是一种提高项目生存概率的有效手段。
 
  虽然理论上每个项目都应该为突发风险预留出必要的资源,但在实际工作中,这种被称为“管理储备”的预留资源一般是在组织高层,以类似“应急基金”的形式为所有项目提供保障的。既然被高层掌控,项目经理原则上不能直接动用,需要通过申请,得到批准后才能使用。
 
  2、采用灵活的项目过程,包括强有力的变更管理
 
  这种方法我们也不陌生,就是提前留出“绿色通道”。小到项目,大到企业,要想做得更好,都离不开严谨、科学的流程和制度。
 
  但是,当发生了具有危害性的突发风险的时候,如果依然要按部就班地走流程,显然从时效性上不利于不良后果的高效应对。因此,应该提前规划出最可靠的应急机制,以便在需要的时候以最直接,同时也是最安全稳妥的方式,获得应对风险所需要的所有支持。
 
  “绿色通道”应该有,但是为了维护正常情况下流程制度的严肃性,这种“一键操作”的方式确实又不能常用。
 
  3、在商定的限制范围内完成工作
 
  既然突发意外风险难以应对,最有效的办法就是尽量不要让它出现!提前为项目活动划定出一个相对严格且安全的固定范围,很大程度上就能躲开那些超出团队经验的陌生风险事件。所以,要想不遭受意外风险的打击,最主动的方式就是不要有冒险的行为。
 
  对于那些风险厌恶型的项目,如大型的国事活动(召开国际会议、会见外国元首、阅兵等),不允许出现任何意外偏差。这些项目能做到万无一失,分秒不差,除了投入更多用于保障实施的资源,更离不开细致入微的规划和严格的范围边界:既要明确哪些是必须做的,也要明确哪些是必须不做的!不越雷池半步,就能最大限度地避免那些范围以外的不可控风险的发生。
 
  4、留意早期预警信号
 
  虽然风险是发生在未来的不确定的事件或条件,但任何风险也不是凭空出现的,一定有一个从量变到质变的过程。只不过有的过程比较清晰,有的过程相对隐蔽。如果能更加留意那些风险在早期量变过程中的蛛丝马迹,就有可能让无法预知的风险变得可以识别。
 
  受制于经验与认知能力,发现突发风险的早期预警信号并不是一件简单的事,通常都是通过对已发生的突发风险进行回顾复盘,来提升识别风险的能力,以便在后续的项目或阶段中发挥作用。
 
  5、征求相关方的意见
 
  这种手段的本质是通过提前沟通,尽早了解相关方对风险后果的容忍程度。
 
  例如,客户能接受的工期延误最长是多久?允许的预算超支额度最多是多少?在所有需要实现的功能中,哪些是相对次要的,甚至通过协商可以暂时不实现?事前摸清对方的底牌,我们在为突发风险选择善后措施的时候,就能做到心里有数,更加从容应对。
 
  如果把项目环境比作波涛汹涌的大海,项目就好比海上的航船。除了经验丰富的船长和水手、成熟的航线、准确的天气预报,航船本身也需要足够坚固。这样的航船才能劈波斩浪,最终顺利到达成功的彼岸。
 
  项目中的风险无法避免,有些可以被提前识别,有些只有等到发生以后才能被发现。通过增强项目的韧性——抗打击能力,就可以对那些“未知的未知风险”做出有效应对。提前留出管理储备,包括时间和钱,为处理突发风险的后果提供资源支持。留出“绿色通道”,提升应对突发风险过程中的工作效率。明确规定项目活动的范围,不做范围以外的事,从而避免突发风险的发生。留意早期的风险预警信号,让突发风险得到提前识别。摸清关键相关方的底牌,掌握他们对项目偏离的容忍程度,为应对突发风险提供依据。




 
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